Crea tu propio Sistema Administrativo - Paso a paso en Exel | Parte 2


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Auto Gestión administrativa para Emprendedores

Por: Alcides J. Cádiz #Venezuela

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Parte 1: ¿Qué nececitamos? y Base de datos


Parte 2. Funciones básicas de Exel

En la parte 2 de esta guía, haremos una lista de las funciones necesarias para desarrollar nuestro sistema administrativo.

A. CREAR NUESTRA HOJA DE CALCULO EXEL

ARCHIVO > GUARDAR COMO > EXAMINAR > TIPEAR NOMBRE DEL ARCHIVO > SELECCIONAR TIPO DE ARCHIVO "Libro de Exel habilitado para Macros"

Es muy importante que al momento de crear nuestro archivo lo hagamos para que soporte las Macros, pues en este sistema administrativos lo usaremos, pero tranquilos, que solamente usaremos la forma fácil de los Macros, sin usar lenguaje de programación.

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Capture de pantalla


B. FORMATO COMO TABLA

INICIO > DAR FORMATO DE TABLA

Este no es un simple formato para que la tabla a diseñar se vea más bonita, el formato de tabla le atribuye características especiales, permitiendo que se trabaje más rápido y sencillo.

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Capture de pantalla

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Capture de pantalla, cintillo habilitado para las tablas con "formato de tablas"


C. LISTAS

Herramienta super útil, permite hacer más dinámico el trabajo, reduce el riesgo de introducir datos erróneos.


El Tio Tech (2019);Excel: Listas desplegables dependientes 2020


D. BUSCARV

Si eres principiante en Exel, o solo lo usas para hacer cuadros, esta función te hará ver lo grandioso del Exel, su capacidad de relacionar tablas es impresionante, es de indicar que esta función no es la única para hacer el trabajo de "buscar" datos en otras tablas que estén relacionadas con la tabla donde se escribe la formula, otras funciones como INDICE, COINCIDIR, también lo pueden hacer, y quizás hasta mejor, pero por la naturaleza del trabajo que vamos a realizar, considero que BUSCARV satisface perfectamente lo que necesitamos.

El Tio Tech (2019);Como usar la función BUSCARV en Excel (básico, intermedio, avanzado) 2019


E. SUMA.SI.CONJUNTO

Relaciona y suma valores de tablas con criterios definidos, herramienta perfecta que nos permitirá contar las cantidades, costos, gastos por cualquier criterio que elijamos, por ejemplo, saber la cantidad de un producto que se vendió entre dos fechas especificas, o en una sola fecha, o según el tipo de venta que se realizó.

El Tio Tech (2020);Función SUMAR, SUMAR.SI, SUMAR.SI.CONJUNTO con varios criterios en Excel


F. SI.ERROR

Esta función lo que permite es darle un aspecto más profesional a nuestras tablas, para impedir que las celdas con funciones escritas en ellas muestren un valor de "error".


El Tio Tech (2020);Función SI.ERROR en Excel


G. FORMATOS CONDICIONALES

Yo diría que es la parte mágica de Exel para darle mayor visualización a nuestros datos.


El Tio Tech (2019);Curso Excel - Formato Condicional

H. MACROS

Aunque iniciamos indicando que debemos crear nuestro archivo Exel habilitado para Macro, he dejado un vídeo de introducción a lo que es una Macro, en el sistema administrativo que estamos diseñando es de utilidad para crear nuestras bases de datos de forma más rápida, en la parte 4 de esta guía indicaremos paso a paso como hicimos la Macro para este ejemplo, luego cada quién podrá reproducirlo según su necesidad y circunstancias.


Cómo hacer macros sin saber hacer macros: grabación de macros básicas en Excel

Parte 3. Relacionando tablas para conocer las Entradas y Salidas de los Productos

Continuará...

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