Auto Gestión administrativa para Emprendedores
Si estás aquí, es que tenes un negocio, estas comenzando a emprender, quizás tienes una linea de productos que compras al mayor y los vendes al detal, o quizás manufacturas algún rubro, compras los recursos necesarios para producir tu producto final; y necesitas una una herramienta que te ayude a poner en orden toda la información que generan las compras, ventas, créditos y demás datos.
Existen en el mercado muchas soluciones, aplicaciones ya realizadas, la gran mayoría son muy buenas y recomendadas, pero, siempre hay un pero, las buenas no son gratis, hay que pagar, y déjame decirte que no son para nada baratas, adicionalmente hay que pagar el entrenamiento para saber utilizar el Sistema a instalar.
Pero para nuestra fortuna, para emprendedores que manejan pocos rubros, no tantos proveedores, ventas no masivas, crear nuestra propia herramienta de gestión en una aplicación tipo Exel, se puede hacer fácilmente, personalizada, con pocas funciones avanzadas (fáciles de aprender con la práctica), y sobre todo fácil de usar.
¿Estas list@?
Parte 1:
¿Qué necesitamos?
1. Un programa de hojas de cálculo
En el desarrollo de esta guía, usaremos Microsoft Excel versión 2016, pero sirven versiones anteriores y superiores, incluso sin miedo a equivocarme también serviría si usamos software libre tipo Open Office, con variaciones en las funciones, de hecho ahora que estoy escribiendo esto, despues de desarrollar esta serie de blogs usando Exel, haré lo mismo pero en Open Office.
2. Bases de datos
Todo sistema de gestión o administrativo, se alimenta de datos pre existentes, para luego relacionarlos y agregarles nuevos datos o valores.
Esta base de datos va depender de la naturaleza de tu emprendimiento, supongamos que es una empresa que compra al mayor para vender al detal, ¿cuál es la base de datos?
- Proveedores
- Productos
- Clientes
Se debe poseer la información completa de cada uno de estos elementos, observemos estos ejemplos:
- Proveedores:
Datos a incluir: N°, Nombre de la empresa, RIF, Representante de la empresa, N° de telefono, Tipo de cliente, Monto por pagar, Dirección, Observaciones.
Esta base de datos provee la información detallada de cada proveedor, mientras más detalladas sea la base de datos mejor, luego esta se puede depurar o separar, es mejor que sobre información a que falte.
- Clientes:
Datos a incluir: N°, Nombre de la empresa, RIF, Nombre del representante, N° de teléfono, Tipo de cliente, Monto a cobrar, Días de crédito, % de descuento, Dirección.
Cada detalle es importante a la hora de hacer las bases de datos principales, si desconocemos algún dato, es importante investigarlo, recuerda que el éxito de un sistema es que la información este completa, los sistemas no son mágicos ni adivinos, es nuestro deber rellenar la datos iniciales.
- Productos:
Datos a incluir: N°, Nombre del producto, Unidad, Categoría, Almacén, Precio unitario, % de Venta, Precio de venta, Cantidad en existencia, Cantidad ingresados, Cantidad vendidos.
Estos datos a incluir en la base de datos no son obligatorios, quizás cambien según la naturaleza del rubro, o quizás habría mas bien que agregarles otros detalles según sea el caso, lo importante es que posean todas las características propias de ese elemento.
Para el ejemplo que estaremos desarrollando estas serian nuestras tres bases de datos principales, debe aplicar para la mayoría de los casos, pero si la naturaleza del emprendimiento varía, las bases de datos se adaptan, y se pueden aplicar los mismos principios que estaremos desarrollando en esta guía.
3. Funciones básicas de Exel
En la parte 2 de esta guía, detallaremos las funciones que usaremos para desarrollar nuestro propio sistema.
Continuará...
- Todas las imágenes después de la imagen d portada son captures de pantalla de mi ordenador.
